بناء الهيكلة الإدارية :
هي أولى عمليات التجهيز للعمل على المنظومة وتعتبر العمود الفقري لكل العمليات وعليه يعتمد في تحديد مستويات الاجراءات ومنح الصلاحيات.
بناء الصلاحيات العامة :
تعتمد الصلاحيات في المنظومة على الهيكلة الإدارية وعلى الإجراءات المخططة لكل شعبة في الهيكلة وبمجرد اسناد الموظف لشعبة تضاف له جميع الصلاحيات والمهام المتعلقة بهذه الشعبة .مع امكانية اسناد موظف الى اكثر من شعبة وامكانية انابة موظف اخر بديلا عنه في حال الإجازات ونحوها .
صلاحيات الوصول للبيانات :
يقصد بصلاحية الوصول للبيانات هي صلاحيات التعامل مع سجلات معينة من البيانات ذو الفئات ، والتي تختص بمستخدمين دون آخرين. وتساعد هذه الخاصية في تحديد المهام وتعيين المسؤليات بدقة عالية.
تخطيط الإجراءات :
جميع عمليات المنظومة تخضع لتخطيط الإجراءات التي تتم على العملية الواحدة وعلى بناء تسلسل الأعتمادات مع رسم الخصائص البرمجية المتعلقة بهذا الإعتماد في الاتمتة الإلكترونية. ويخضع تخطيط الإجراءات هنا الى توصيات فريق الجودة وتقييم الأداء.

سجل العمليات :
جميع الحدث الذي يصدر من المستخدمين في جميع النماذج يسجل ويوثق ونستطيع ان نعتمد عليه في متابعة عمليات الفرد وكذلك في رسم مخطط الجودة لنموذج.
النمذجة :
طريقة بناء الاجراءات والاتمتة التي اعتمدناها في المنظومة تساعد كثيرا في تصميم اي نموذج ورسم خط سير عملياته وتختصر علينا وقتا كبيرا. كما يوجد بلوحة التحكم معالج متقدم لمصمم التقارير وهذا يساعد كثيرا في حل الاختلاف بين المنشآت في التقرير الواحد.
الترميزات :
تساعد عمليات الترميز لبيانات المنظومة المتعددة في تحديد بناء العلاقات بين الجداول والارتباطات وتصميم الإستعلامات الموحدة، كما ان ذلك يرفع من كفاءة قواعد البيانات.
الأتمتة الإلكترونية :
الأتمتة هي مصطلح انجليزي من( Automaion) وهي تنفيذ المهام ذاتيا واليا بدلا من التدخل البشري ، وتستطيع ان تلاحظ ذلك بوضوح في المنظومة إذ أن جميع المهام تخضع لاجراءات سير آليه ، وترصد كعمليات ومعاملات وارد وصادر ذاتيا ، وتعرض للمستخدم المكلف بالمهام رسالة الإشعار الإلكتروني وماهو المطلوب منه مع عرض رابط الكتروني بالإستعلام او التقرير الذي فيه تفصيل للبيانات المتعلقة بالطلب والتي تساعده في اتخاذ الحكم الصحيح. وسوف نشهد في السنوات القليلة القادمة تحول المنظومة للأنظمة الخبيرة بإذن الله وتوفيقه.
تكامل الأنظمة الداخلية ووحدة البيانات :
جميع الانظمة الداخليه تستقبل وترسل البيانات فيما بينها بطريقة مرنه وتعزز الإجراءات الصادرة منها وهي اشبه في طريقة عملها بالمصانع الالية الحديثة.
المخرجات :
تتعدد المخرجات فمنها الكشوف ومنها المسيرات ومنها الإحصائيات ومنها السجلات ومنها النماذج ومنها الرسوم البيانية ومنها التحليلية ومنها الشيكات والسندات ومنها الافادات ومنها الشهادات واخرى ، وتضم تلك المخرجات اكثر من 200 تقريرا. وأكثر ما يميزنا عن غيرنا هنا بيانات هيدر التقرير وفوتر التقرير حيث بيانات الهيدر (الرأس) تقرأ الشعبه التي في الهيكلة هي مسؤلة عن التقرير او هي من قامت بإنشاءه في اول سلسلة الاعتمادات كذلك يوجد لهذا التقرير رقم صدوره الآلي من الإتصالات الإدارية وتاريخه وموضوع التقرير وتخضع هذه البيانات للأتمتة . وفي الفوتر ( الذيل) يقرأ النظام سلسلة الاعتماد والطلب التي مر ت بها بيانات التقرير ويرسم النظام تلك الإعتمادات بأسفل التقرير مع التواقيع وتاريخ الاعتماد او الطلب. ايضا ذكرنا اعلاه ان جميع التقارير والمخرجات تم تصميمها من خلال البرامج العالمية المتخصصة مثل الدف اكسبرس.
تطبيقات الجوال المساندة :
تم دعم مؤخرا شؤون الحلقات في المنظومة بتطبيق " ماهر" وامتاز هذا التطبيق بامكانية عمله في وضع عدم الاتصال بالانترنت وعند الاتصال يزامن البيانات مع بيانات السيرفر ، وشمل التطبيق جميع مهام المدرسين والمشرفين، وسيتم بإذن الله خلال هذا العام التوسع في التطبيق.
الأرشفة :
تم اعتماد تصنيف موحد لجميع الملفات المؤرشفه على مستوى كامل المنظومة وجميع المرفقات تأخذ هذا التصنيف مهما تعددت نماذج التحميل والإرفاق. مع إمكانية بحث موحد و متعدد الاختيارات عن الملفات المؤرشفة.كما تم اضافة برمجية خاصة لمستند الكتروني كبديل لإرفاق الخطابات الورقية ، حيث ادرجت له خواص محرر الخطابات (word) وعليه تجرى كل الإعتمادات الإلكترونية ويخضع لمستويات الصلاحيات في الهيكلة ،وبالإمكان ايضا حفظ المستند المنتهي الدورة في الإرشيف كملف pdf .
التخزين السحابي :
جميع الملفات المصنفة والمؤرشفة تخزن عند رفعها الى سيرفرات سحابية في الدليل التالي: مجلد رقم المنشأة ثم في مجلد العام المالي ؛ وتتاح مزامنة الملفات المؤرشفة للمنشأة مع مجلد المشاركة على جهاز تخزين معين في مقر المنشأة .
جاهزية المنظومة لمرحلة القياس والتقييم :
عندما تكون جميع إجراءاتنا مخططة وجميع شعب المنشأة في الهيكلة قد ارتبطت بهم مهامهم بشكل آلي ولدينا سجل لرصد كل العمليات وكل المعاملات الداخلة والخارجة للشعب تورد إليا وتصدر ومتعلقه بالإنجاز والزمن وكل موظف مرتبطه به صلاحياته الخاصة المسؤول عنها وجميع الشعب تتبادل البيانات مع غيرها من الشعب بشكل مقنن وله دورته الكاملة ولكل شعبة اضافة خطتها التشغيلية وتحديد اللجان لكل فرع من الخطة وتوزيع المهام ومطالبه عبر تذكير الكتروني بإغلاقها وإرفاق الشواهد والشواهد تخضع لموافقة صاحب الصلاحيةوللخطط مؤشرات الكترونية ؛ فإننا هنا جاهزين للبدء بمرحلة القياس والتقييم وسيتم بمشيئة الله اختيار معايير ومقاييس عالمية لقياس الأداء سواء كان على مستوى الافراد او الشعب او الاقسام والإدارات او على مستوى المنشأة .