منظومة الإدارة الحديثه ( إدارة)


منظومة الإدارة الحديثة ( إدارة )

التعربف بالمنظومة:
هي مجموعة انظمة تخطيط الموارد الشاملة بالاضافة للانظمة المرافقة والداعمة الاخرى ، وهذه الانظمة تعمل مع بعضها في كتلة البيانات الواحدة
والتي تتدفق بشكل منتظم ومخطط له. وتحتوي على الانظمة والخدمات الموضحة ادناه،

اهداف المنظومة:
  • 1 وحدة البيانات وتكامل بيئة العمل.
  • 2 ذكاء البيانات وسلامة المعلومات.
  • 3 دعم اتخاذ الإجراءات والقرار الاداري وتسريع العمليات.
  • 4 دعم قياس الأداء وتحسين المخرجات.
  • 5 تحسين الاتصال المؤسسي بالمستفيدين والشركاء.
  • 6 خفض التكاليف الإدارية.
الأنظمة والخدمات:
  • 1نظـــــام الإتصالات الإدارية
  • 2 نظـــــام الموارد البشرية
  • 3 البصمة ونظام المتابعة الإدارية
  • 4 النظــام المــالي
  • 5 إدارة المخزون ونقاط البيع والفوترة الالكترونية
  • 6 نظام تنمية الموارد المالية
  • 7 إدارة المحتوى الإعلامي
  • 8 المتجر الالكتروني
  • 9 التدريب والتطوير الإداري
  • 10 إدارة الخطة التشغيلية
  • 11 محاضر الاجتماعات وإدارة المهام
  • 12 النمذجة والاتصال المؤسسي (تصميم وإدارة بيانات نماذج العمل)


المميزات والخصائص (مميزات الأنظمة الداخلية)

نظـــــام الإتصالات الإدارية

تصدير المعاملات :

تصدير المعاملات الداخلية .

  • تصدير معاملة الى قسم او شعبة حسب الهيكلة الإدارية .
  • الإرسال الى موظف محدد في قسم او شعبة.
  • تحديد نوع المعاملة واهميتها وتاريخها والموضوع وكتابة النص.
  • تصدر المعاملة او تحال بنفس رقم التوريد مالم تكن معاملة جديدة.
  • اضافة مرفقات المعاملة.
  • للاستغناء عن الورق نهائيا انشاء مستند الكتروني واضافة التوقيع الإلكتروني والباركود.
  • حفظ المعاملة قبل ارسالها.
  • اظهار تذكرة المراجعة.
  • الإرسال النهائي للمعاملة.

صندوق الصادر .

  • اظهار المعاملات الأخيرة التي صدرها القسم ، مع إمكانية البحث لعرض جميع المعاملات صادرة .
  • طباعة سجل معاملة.
  • طباعة مذكرة استلام.
  • معرفة حالة المعاملة او حالة الاستلام.
  • إمكانية حذف المعاملات مالم يتم فتحها من المستلم.
  • البحث في صندوق الصادر سواء بالرقم او بالتاريخ او بجزء من الموضوع او بالعام او بجزء من الجهة.

مميزات اخرى .

  • ارسال خطاب الحاقي.
  • مراسلة الفروع.
  • اضافة الجهات الخارجية ومراسلتها.
  • ارسال رسائل نصية sms للرسائل العاجلة . .
  • ارسال نسخة الى بريد الكتروني شخصي.
  • اظهار المعاملات ذات العلاقة.

تقارير الصادر .

  • الصادر العام.
  • صادر قسم .
  • سجل تسليم المعاملات.
  • تقرير تسديد المعاملات.

المعاملات الورادة :

صندوق الوارد.

  • استعراض المعاملات الواردة تنازليا حسب الاحدث (افتراضيا).
  • اعدادات متقدمة لعرض المعاملات الواردة.
  • فتح معاملة واردة والرد عليها.
  • اظهار اسم المستلم وتاريخ الاستلام.
  • إحالة معاملة واردة لقسم او شعبة حسب الصلاحيات الادارية.
  • اضافة خصائص القراءة لمعاملة واردة ( مقروء – غير مقروء – علامة مميزة ).
  • خيارات متعددة للبحث في صندوق الوارد سواء بالرقم او التاريخ او جزء من الموضوع او بجزء من الجهة او بالعام او بالعاملات المقروءة وغير المقروءة.
  • تتورد المعاملات بنفس رقم صادر المعاملة مالم تكن المعاملة مصدرها خارجيا (الرقم الموحد).
  • توريد المعاملات الخارجية يدويا واضافة رقم وتاريخ صادر الجهة والمرفقات ان وجد مع الإحالة المباشرة لقسم.

التقارير .

  • تقرير المعاملات الواردة حسب (فترة – جهة الوارد-المستلم).

اعـــدادات النـظــــام :

  • إضافة الصلاحية على تبويبات نظام الاتصالات الإدارية.
  • تحديد اسلوب المراسلة بين الاقســام والشعب الداخليه إما عـام او خــاص حسب صلاحـيـات الهيـكـل التنظيمي مع امـكـانية عمل استـثـنـائـات لموظفين محددين لمراسلةاقسام او شعب خارج نطاق صلاحياتهم.
  • اعدادات البحث في الارشيف عن المرفقات ( حسب الصلاحيات) .
  • اعدادات ارسال الرسائل النصية المستقلة SMS.


نظـــــام الموارد البشرية

الاعدادات:

  • بناء الهيكل الإداري.
  • تخطيط الإجراءات الإدارية وربطها بالاقسام والشعب في الهيكلة.
  • إضافة سلم الرواتب.
  • الترقيات.
  • إضافة مسيرات الرواتب وربطها بشجرة الحسابات في النظام المالي.
  • إضافة مراكز التكلفة الخاصة بالموارد.
  • الترميزات .
  • إضافة زمن الدوريات .

سجــلات الموظف :

السجلات .

  • اضافة بيانات موظف
  • تعديل بيانات موظف
  • إسناد موظف لشعبة
  • اسناد موظف الى لجنة

خدمات الموظف .

  • طلب إجازة.
  • تكليف موظف.
  • عهدة موظف
  • طباعة بطاقة موظف
  • طباعة سجل الحضور اليومي
  • طلب الموظف لأمر استئذان
  • طباعة سجل المتابعة
  • طباعة مشهد تعريف
  • طباعة بيان خدمه
  • طباعة سجل التأدية لموظف
  • تعديل حالة موظف

نظـــــام الإجــــــــازات :

الاعدادات .

  • ادخال معدل الاستحقاق في كل شهر من مدة الخدمة.
  • اضافة المرفقات المطلوبة حسب نوع الاجازة.
  • تخطيط الإجراءات المتعلقة بطلب إجازة واعتمادها

سجل الموظف .

  • إضافة رصيد الاجازة الاعتيادية لموظف
  • اضافه رصيد الاجازة التعويضية لموظف
  • تعديل رصيد الاجازة الاضطرارية لموظف
  • اضافه أجازه جماعية

العمليات .

  • عداد الرصيد لموظف
  • طلب إجازة
  • عمليات الأتمتة المتعلقة بالطلب
  • متابعة حالة الطلب
  • اصدار قرار اداري من صاحب الصلاحية باعتماد الاجازة
  • طباعة تقرير الاجازة بعد الموافقة عليها

نظـــــام تأدية الرواتب :

الاعدادات .

  • إضافة المسيرات وربطها بمراكز التكلفة.
  • تخطيط إجراءات تجهيز واعتماد صرف مسير.
  • إضافة البدلات والحسميات لفئات الموظفين ولفترة زمنية.
  • تحديد شهر التأدية الحالي وبيانات الصرف السريع.

سجل الموظف .

  • اسناد الموظفين الى المسيرات.
  • إضافة حسابات الايبان في البنوك للموظفين.
  • تقارير تدقيق بيانات الموظفين.

عمليات .

  • احتساب حسميات الغياب والتأخر والمتعلقة بتطبيق الحضور والانصراف.
  • إضافة الغياب والتأخر اليدوي مالم يرتبط الموظف بالتطبيق.
  • إضافة المكأفآت الأخرى ان وجد
  • ملخص الاستحقاق لموظف
  • اعداد وتجهيز المسير
  • التدقيق والمراجعة
  • الاعتماد النهائي للمسير
  • طباعة المسيرات
  • اعداد آلي لاوامر الصرف حسب كل مسير.
  • تكوين ملف الصرف السريع وارساله الى البنك
  • تكوين ملف أعاد الأجور والمتعلق بالموارد البشرية.
  • صرف الرواتب عن طريق البنوك

البصمة ونظام المتابعة الإدارية

البصمة ونظام المتابعة الإدارية

الاعدادات .

  • اضافة زمن الدوريات وتحديد زمن الجزاء والتأخير وفترة السماح لكل دورية.
  • إمكانية التعديل على زمن الدوريات بما يتناسب مع تغييرات الفترة مثل الدوريات الرمضانية.
  • تطبيق جوال لاثبات حضور وانصراف الموظفين ، يدعم بصمة الوجه والاصبع وأخرى، ومرتبط مباشرة بقاعدة بيانات المنظومة.

سجل الموظف .

  • ربط الموظفين بالدورية او الدوريات التي يعملون فيها.
  • استثناء أيام دوام موظفين محددين من الدوريات المضافين عليها.
  • إضافة تاريخ بداية البصمة لكل موظف .
  • منح مدراء الأقسام صلاحية التحضير اليدوي .
  • تعديل زمن حضور وانصراف موظف عند الحاجة.

عمليات .

  • اثبات الموظف لحضوره وانصرافه اليومي من خلال التطبيق.
  • طلب الموظف لامر استئاذان من خلال التطبيق.
  • تسلسل اجراء الموافقة على طلب الاستئذان.
  • الاشعار الآلي للموظف من خلال الاتصالات الإدارية بالغياب، وطباعة نموذج المسآلة.
  • الاشعار الآلي للموظف من خلال الاتصالات الإدارية بالتأخير، وطباعة نموذج المسآلة.
  • طباعة سجل التحضير اليومي لفترة على مستوى (موظف – شعبة – إدارة – مسير).
  • احتساب جزاءات فترة ( غياب – تأخير) وربطها مع تأدية الرواتب.
  • احتساب فترة إجازة الموظف خارج مدة احتساب البصمة.


النظــام المــالي

نظـــــام المحــاسبة والميزانية :

الاعدادات .

  • اضافة مراكز التكلفة حسب الدليل المالي.
  • اضافة الحسابات التحليلية لشجرة الحسابات.
  • أذونات الوصول للحسابات.
  • تخطيط إجراءات اعتماد أمر صرف.

التجهيز لبداية سنة مالية .

  • بيانات العام المالي.
  • ترحيل بيانات سنة مالية.
  • إمكانية اضافة الأرصدة الافتتاحية يدوياً ( الأصول والإلتزامات).
  • اضافة مجمعات الاهلاك السابقة للأصول الثابتة.
  • اعداد قيد التسوية للارصدة الافتتاحية المدخلة.
  • إضافة الميزانية التقديرية للمصروفات.

العمليات اليومية (قيود).

  • تسجيل الأصول.
  • تسجيل الالتزامات.
  • تسجيل الايرادات.
  • تسجيل المصروفات.
  • أذونات التسوية.
  • سجل عمليات القيد (تعديل – إضافة –طباعة)
  • طباعة سندات القبض واومر الصرف.
  • تهيئة الأصول للاهلاك (اعداد تقرير الاهلاك).

- العمليات اليومية (أوامر صرف)

  • إضافة بيانات أمر الصرف الأولية.
  • تحديد حساب المصروفات (متعدد).
  • اختيار الطرف الدائن (الحساب البنكي) او (العهدة) اوالالتزامات الأخرى ان وجد.
  • ارفاق الفواتير او المطالبات.
  • الارتباط بالميزانية.
  • حفظ
  • تسلسل اجراء اعتماد أمر صرف.
  • اعتماد امر الصرف.
  • احتساب القيد الآلي لأمر الصرف ومراجعته.
  • طباعة سجل أوامر الصرف لفترة.
  • الاستعلام عن حالة أمر صرف.
  • تجهيز آلي لأوامر الصرف المتعلقة باعداد وتأدية الرواتب.
  • طباعة أمر صرف بالتوقيع الالكتروني.

صرف وتسديد عهدة مالية:

  • ربط الموظفين المشمولين بصرف عهدة بالحساب المدين (ذمم الموظفين).
  • طلب صرف عهدة من خلال الاتصالات الإدارية.
  • سجيل قيد العهدة على الموظف.
  • نموذج تسديد عهدة وارفاق الفواتير (صلاحية موظف).
  • نموذج التسديد في حال لم يستخدم الموظف لأمر صرف.
  • المراجعة المالية لاجراء التسديد.
  • تسديد تلقائي لعهدة الموظف.
  • دفتر عهدة موظف او الذمم المدينة.

طباعة التقارير المحاسبية (لفترة ، وللربع سنوية)

  • طباعة دفتر اليومية العام.
  • الدفاتر.
  • ميزان المراجعة.
  • ميزان المراجعة التفصيلي.
  • تحليل المصروفات والإيرادات.
  • طباعة تقرير التدفق النقدي.
  • طباعة قائمة الدخل.
  • المركز المالي.
  • سجل اهلاك الاصول.
  • تقرير مراقبة البنود.
  • سجل أوامر الصرف.
  • سجل العهدة.

إدارة المخزون ونقاط البيع والفوترة الالكترونية :

نظـــــام ادارة المخزون :

الاعدادات .

  • صلاحية الوصول الى حسابات المخزون (مستهلكات – مواد خام – بضائع ومنتجات جاهزة – بضائع ومنتجات للتوزيع الخيري).
  • إضافة تصنيفات عامة وفرعية لدليل الأصناف وربطه بحساب المخزون.
  • إضافة المجموعات الضريبية.
  • ترميز الوحدات.
  • بناء دليل الاصناف.
  • إضافة بيانات صنف.
  • تعديل بيانات صنف.
  • اضافة بيانات الموردين الى حساب (ذمم دائنة - موردون) .
  • إضافة بيانات العملاء الى حساب (ذمم مدينة - العملاء).
  • إضافة مستودعات فرعية للمخزون .
  • تحديد أمناء المستودعات (بيانات الموظف – العمل الحالي).

العمليات: .

  • إضافة الكميات الافتتاحية .
  • أوامر الشراء
  • فاتورة مشتريات.
  • محاضر الاستلام.
  • نقاط البيع وفواتير المبيعات.
  • اشعارات دائنة لفاتورة مرتجع مبيعات.
  • اشعارات مدينة تغيير السعر.
  • طـلـب صــــرف صـنـــــــــف.
  • الصرف بالارتباط مع الكميات او تجاهله.
  • نموذج صرف أصناف.
  • الصرف من الرجيع .
  • صرف صنف من المستودعات الرئيسة الى الفرعية
  • الجرد العام على مستوى مستودع وأكثر.
  • الجرد على مستوى صنف.
  • حركة صنف وبطاقة صنف .
  • نقل عهدة من موظف الى اخر.

نظام تنمية الموارد المالية :

نظـــــام ادارة الاملاك : (أراضي – مباني – سيارات – الآت ومعدات – أدوات مكتبية – عدد وأدوات –أجهزة التصوير والعرض – أجهزة الأمن والحماية والاتصال – أجهزة الحاسب الآلي وملحقاته – أجهزة التدفئة والتبريد والتهوية – لوحات الدعاية والاعلان).

الاعدادات .

  • ترميز الملك وربطة بالشجرة المحاسبية.
  • إضافة مركز تكلفة للملك.

عمليات محاسبية :

  • اضافة القيد المحاسبي الافتتاحي لاثبات قيمة الاملاك القديمة ومجمع اهلاكها.
  • اضافة القيد المحاسبي للتملك الجديد (شراء-تنازل-تبرعات-هبات).
  • اعداد اهلاك الاصول.

عمليات أراضي ومباني أوقاف :

  • تسجيل بيانات الوقف.
  • عقود تأجير واستثمار وحدات الوقف وفسخها.
  • التواصل مع المستأجرين والمستثمرين WATS , SMS(تذكير بالسداد – تنبيه بالتأخر – شكر – أخرى).
  • متابعة تحصيل الاجارات.
  • الفوترة الالكترونية.
  • التسوية المحاسبية للعمليات المحاسبية المرتبطة بالملك.
  • طلبات الصيانة.

عمليات أراضي ومباني تجارية :

  • عقود تأجير واستثمار الوحدات وفسخها.
  • التواصل مع المستأجرين والمستثمرين WATS , SMS(تذكير بالسداد – تنبيه بالتأخر – شكر – أخرى).
  • متابعة تحصيل الاجارات.
  • الفوترة الالكترونية.
  • التسوية المحاسبية للعمليات المحاسبية المرتبطة بالملك.
  • طلبات الصيانة.
  • سجل الصيانة

عمليات السيارات :

  • إضافة المعلومات التفصيلية للسيارات (بيانات الملكية – بيانات التأمين - الوقود والزيت).
  • ربط السيارة بعهدة موظف.
  • طلب صيانة
  • سجل الصيانة.
  • تجديد الملكية او التأمين.
  • رسائل التنبيه ( انتهىاء تاريخ رخصة الملكية – قرب انتهاء تاريخ رخصة الملكية – قرب انتهاء التأمين – انتهاء التأمين - اشعارات تغيير الزيت ) .
  • تحديد مسار السيارة اليومي (نقل طلاب).
  • تحديد مسار السيارة المتعدد ( زيارات ميدانية وتكليفات).
  • طباعة سجل الحركة المتعلق بسيارة.

نظـــــام تحصيل الايرادات :

الاعدادات :

  • اضافة مندوب تحصيل.
  • اضافة مشرف تحصيل.
  • ربط مندوب بالمشرف.
  • تحديد نسبة المكافأة للمندوب والمشرف.
  • إضافة مراكز تكلفة الى الإيرادات النشطة.
  • صلاحيات الوصول للبيانات ( دليل حساب الإيرادات –مراكز التكلفة – الحسابات البنكية).
  • تحديد نسبة الضريبة العام ، وبالامكان تعديلها عند التحضيل.
  • تحديد نسبة عمولة البنك لنقاط البيع.
  • مخطط إجراءات المراجعة والتدقيق والقبض.

العمليات اليومية :

  • اضافة بيانات تحصيل يومي.
  • طباعة إيصال استلام.
  • طباعة البيان اليومي لعمليات التحصيل .
  • ارسال البيان اليومي للمالية.
  • قيد لعملية ارسال البيان في الاتصالات الإدارية.
  • دورة المراجعة والتدقيق والقبض.
  • سجل المقبوضات اليومي ولفترة..
  • قيد المقبوضات (إيداع – تحويل – شيك – أجهزة النقاط -نقد).
  • قيد الضريبة مخرجات.
  • عرض مؤشرات الاداء للمحصلين.
  • طباعة تقرير المكافآت المستحقة للمحصلين ومشرفي التحصيل.

نظام الاستقطاعات :

  • إضافة فئات الاستقطاعات والتبرعات (تبرعات عامة نقدية – كفالات - تبرعات المشاريع - تبرعات الوقف ) وربطها بالشجرة المحاسبية .
  • تسجيل الداعمين والمستقطع منهم.
  • ربط المستقطع منهم بفئات الاستقطاعات.
  • سهولة البحث حسب جزء من اسم المتبرع او رقم جواله او رقم حسابه.
  • الادخال اليدوي لعمليات الاستقطاعات والايداعات الشهرية.
  • الاستيراد الالكتروني للاستقطاعات الشهرية عن طريق ملف البنك للعمليات المستديمة.
  • الاطلاع على سجل الاستقطاع لمتبرع.
  • تقرير بكل المستقطع منهم.
  • طباعة تقرير بالمتوقفين لشهر او أكثر.
  • طباعة تقرير (الدائمون).
  • طباعة تقرير استقطاع لمشروع او كفالة او وقف.
  • طباعة تقرير بالاستقطاع لشهر.
  • طباعة دفتر التبرعات.
  • طباعة تقرير بالإحصاء السنوي للتبرعات.
  • معالج لتصميم رسائل الشكر حسب فئات المستقطع منهم وحسب المبالغ.
  • ارسال رسائل شكر آليا ، ترسل عند استلام المبالغ.
  • ارسال رسائل شكر للدائمون.
  • ارسال رسائل تذكير وحث للمتوقفين.

إدارة المحتوى الإعلامي :

ملحق بالمنظومة (موقع الكتروني + متجر) وتحوي لوحة التحكم الأوامر الخاصة بإدارة المحتوى الإعلامي كالتالي:

  • يتم تطبيق ألوان هوية المؤسسة او الجمعية في الشعار على هيكل صفحة الموقع.
  • اضافة النصوص والصور المتعلقة بالتعريف بالجمعية وأهدافها ومديرها التنفيذي.
  • عرض الهيكل التنظيمي.
  • إضافة وعرض ملف الحوكمة مع التحكم بعناصره الرئيسية والفرعية ومعالج لإضافة الملفات والمرفقات.
  • إضافة عدد غير محدد من السلايدرات.
  • إضافة وعرض الأخبار.
  • إضافة الصور والروابط.
  • الربط بالحساب في تويتر وعرض المشاركات على الموقع.
  • الربط بالحساب في يوتيوب وعرض الفيديوهات على الموقع.
  • إضافة وعرض المعلومات الإحصائية الحديثة.
  • إضافة وعرض بيانات الشركاء.
  • التحكم بالإعلان عن وظائف واعداد نموذج البيانات.
  • نموذج استقبال طلبات التطوع.
  • إضافة وعرض الاستفتاءات مع التصنيف وعرض النتائج.
  • اتصل بنا.

المتجر الالكتروني:

المتجر الالكتروني:

  • عرض المشاريع والبرامج وتصنيفها (مشاريع اوقاف، تبرعات.. وغيرها)
  • مكن للمتبرع من خلال المتجر اهداء تبرع مع إمكانية تنزيل بطاقة الاهداء ومشاركتها.
  • احتساب واخراج الزكاة عن طريق المتجر.
  • خدمة التبرع السريع بمبلغ يضعه الزائر.
  • سهولة عملية التبرع.
  • تصميم متوافق مع كل الاجهزة بما فيها الجوال.
  • التبرع عن طريق بطاقات الدفع المختلفة (مدى، فيزا، ماستر).
  • التبرع من خلال الايفون عن طريق خدمة آبل باي Apple Pay
  • لا يتطلب المتجر تسجيل بيانات كثيرة من المتبرع غير الاسم ورقم الجوال.
  • اضافة روابط مواقع التواصل الاجتماعي للجمعية.
  • تفعيل خدمة رسائل الشكر النصية للمتبرعين وللمهدى اليهم وكذلك انشاء الحسابات.
  • إمكانية مشاركة مشاريع وتبرعات الجمعية على الواتس من قبل الزائر للمتجر.
  • إمكانية عرض ترخيص الجمعية على المتجر.
  • تقارير شاملة ومتنوعة لكافة المبالغ التي تم التبرع بها من خلال المتجر ولأي من المشاريع والتبرعات والتصنيفات التي عرضتها الجمعية على المتجر.
  • ربط المتجر مع لوحة تحكم (داش بورد) بوابة الدفع الالكتروني لشركة ميسر.

التدريب والتطوير الإداري:

اعدادات

  • من تخطيط الإجراءات، يتم ربط إضافة البرامج التدريبية وتعديلها وفتح القاعات الالكترونية والتحضير الآلي او اليدوي والقبول بالمنسق الإداري.
  • من لوحة التحكم – اعدادات خاصة بالكادر الإداري يتم تحديد عدد الساعات الافتراضية الادنى للموظف خلال العام المالي.
  • إضافة بيانات المنسق المتعلقة بالزوم.
  • إضافة بيانات المنفذين الخارجيين للبرامج.

إضافة البرامج التدريبية:

عناصر برنامج تدريبي:

  • اسم البرنامج.
  • مفردات البرنامج.
  • عدد ساعات البرنامج.
  • مدة كل جلسة بالدقيقة.
  • عدد دقائق الغياب المسموح بها.
  • تاريخ وزمن بداية البرنامج وتاريخ وزمن النهاية.
  • منفذ البرنامج.
  • المنسق
  • المستهدف (موظف – مدرس – طالب – مشرف- ولي امر).
  • تحديد جهة التنفيذ.
  • تحديد جهة الاعتماد.
  • رمز اعتماد البرنامج.
  • تاريخ الاعتماد.

التسجيل وحضور البرنامج التدريبي وطباعة الشهادات :

  • يتم التسجيل من خلال تطبيق ماهر.
  • يتم الولوج الى البرنامج من خلال تطبيق ماهر والمتربط مع الزوم .
  • او من خلال الرابط المرسل الى الايميل.
  • يتم احتساب عدد ساعات الحضور آليا ، حسب عدد الدقائق التي قطعها المتدرب في البرنامج في جلسة الزوم.
  • عندما يغلق البرنامج التدريبي بإمكان المتدرب مباشرة من خلال تطبيق ماهر طباعة شهادة الحضور الكترونيا.
  • كل شهادة تطبع الكترونيا تحمل جميع التواقيع الالكترونية مع رقم فريد للشهادة.
  • من خلال QR بإمكان مشاركة الشهادة مع آخرين.

التقارير:

  • طباعة كشف المناداة لبرنامج تدريبي.
  • طباعة كشف الحضور.
  • طباعة سجل البرامج التدريبية لفترة.
  • طباعة الإحصاء التحليلي والمتربط بالمستفيدين من البرامج.

إدارة الخطة التشغيلية:

إضافة الخطة الاستراتيجية وتتضمن التالي :

  • إضافة المستهدفين.
  • إضافة المبادرات.
  • إضافة الأهداف الاستراتيجية.
  • إضافة المؤشر العام لكل هدف استراتيجي.
  • طباعة دليل الأهداف والمؤشرات.

إضافة الخطة التشغيلية على مستوى الاقسام وتتضمن التالي:

  • اضافة القسم لأهدافه التشغيلية وربطها بالأهداف الاستراتيجية.
  • اضافة القسم للمشاريع والبرامج وربطها بالأهداف التشغيلية.
  • اضافة مؤشرات كل مشروع وربطه بالمؤشر العام واضافة المستهدفات.
  • ارسال الخطة التشغيلية للمدير التنفيذي واعتمادها وطباعتها.
  • رسائل التذكير الخاصة بتنفيذ البرامج والمشاريع ومهام الخطة.
  • رفع شواهد التنفيذ واغلاق الخطة.
  • طباعة الخطة التشغيلية على مستوى قسم.
  • تقارير متابعة التنفيذ على مستوى المؤشرات العامة.

محاضر الاجتماعات وإدارة المهام :

محاضر الاجتماعات وإدارة المهام

  • تخصيص محضر الاجتماع (اقسام – مجلس الجمعية – الجمعية العمومية).
  • إضافة وقت وتاريخ الاجتماع والمشاركين.
  • تحديد رئيس وامين وأعضاء الاجتماع.
  • إضافة محاور الاجتماع.
  • إضافة القرارات والتوصيات والمهام.
  • تحديد المكلفين بكل قرار او توصية.
  • تحديد فترة تنفيذ القرار او التوصية.
  • تحديد زمن التذكير بالتنفيذ ورفع الشواهد لكل قرار او مهمة.
  • طباعة محضر الاجتماع.
  • التعميم الإلكتروني للمحضر على المشاركين وارساله الى صندوق وارد الأعضاء في الاتصالات الإدارية...
  • متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات والمهام.
  • لوحة المتابعة مدعومة بالألوان.
  • رسائل التذكير بتنفيذ المهام والتوصيات.
  • رفع المكلفين لشواهد تنفيذ القرار او التوصية او المهمة.
  • مراجعة المرفقات او الشواهد لدى معد المحضر.
  • اضافة الإجراءات التي تمت على القرار او التوصية.
  • اغلاق القرارات والتوصيات والمهام بعد التأكد من تنفيذها من خلال الشواهد.

النمذجة والاتصال المؤسسي (تصميم وإدارة بيانات نماذج العمل):

النمذجة :

  • تمكين ادارة تقنية المعلومات في الجمعيات والمؤسسات الخيرية والأهلية من تصميم أي نموذج الكتروني للبيانات وأتمته بشكل كامل، والسماح لمستفيدين محددين من خلال تطبيق الاتصال المؤسسي بإدخال بيانات طلب الخدمة في نموذج التصميم، وتلقي جميع الاشعارات. وطباعة وثيقة الاعتماد.

ماذا يقصد بالاتصال المؤسسي :

  • الاتصال المؤسسي هو مصطلح جديد في علم الادارة الحديث،
    وهو التواصل الرسمي بين العميل (كطرف مستفيد) وبين المؤسسة (كمقدم خدمة). وهو التواصل غير التقليدي لأنه يستخدم تكنولوجيا المعلومات في التواصل باستخدام التطبيق.

المواصفات الفنية لتطبيق الاتصال المؤسسي :

  • متفق مع جميع بيئات التشغيل (IOS -Android (.
  • بمجرد التسجيل في التطبيق يتعرف التطبيق على المستخدم من خلال الايميل ومن خلال الاهتمامات التي اختارها اثناء التسجيل وبناء عليه يتم اظهار للمستخدم (نماذج بيانات الخدمة ) الخاصة بشريحته .
  • (نماذج بيانات الخدمة) التي تظهر للمستخدم اما خاصة مرتبطة بمستخدمين معينين والوصول هنا بدلالة (الايميلات) او نماذج عامة والوصول المخصص هنا بدلالة (الموقع الجغرافي ومسافة مدى الاهتمام للمستخدم عن مركز تقديم الخدمة) .
  • بإدخال المستخدم (العميل) لبيانات (نموذج خدمة) بامكانه متابعة حالة البيانات وتلقي جميع الاشعارات المتعلقة بالنموذج وكذلك طباعة تقارير الخدمة.
  • بإمكان (العميل) من تنفيذ خدمة الكترونية متكاملة وإصدار وثيقة من خلال التطبيق .
  • يحقق التطبيق أتمتة العمليات وانتقالها بين الأقسام في البريد الداخلي حتى اعتماد الطلب وتقديم الخدمة .
    وتتضمن رسالة البريد الوارد للقسم او الشعبة رابط (تقرير التدقيق الداخلي بالخدمة) للطباعة وايقونة الاجراء المطلوب تنفيذه (حسب مخطط الجودة للإجراءات) وعرض المرفقات، وأيضا امكانية الرفض والاعادة لصاحب طالب الخدمة.
  • يوفر التطبيق لأصحاب الصلاحيات العليا خاصية التقارير المجمعة والتحليلية والبيانية التي تدعم اتخاذ القرارات ومؤشرات رضى العميل.